Rozwój instytucjonalny organizacji- relacja z warsztatów

Dnia 11 grudnia 2014r. w siedzibie Fundacji im. Stefana Batorego odbyły się warsztaty pn. "Rozwój instytucjonalny organizacji"

Na warsztaty przybyli przedstawiciele organizacji pozarządowych reprezentujących najróżniejsze aspekty działalności społecznej. Zaproszono po dwóch członków każdej organizacji. Prowadzącym spotkanie była pani Beata Juraszek- Kopacz, wiceprezes Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.

W trakcie warsztatów były poruszone fundamentalne zagadnienia dotyczące rozwoju organizacji i ich funkcjonowania. Na wstępie poruszono temat tożsamości organizacji która jest definiowana jako cel istnienia, wizja oraz misja czy też wyznawane wartości. Bardzo ważnym czynnikiem jest tutaj silne poczucie tożsamości wszystkich członków organizacji.

Drugim ważnym czynnikiem jest strategia działania. Zdefiniowanie sposobów realizacji celów jest kluczowe dla wykształcenia się tożsamości. Wypracowując strategię działania organizacje stają się efektywne.

Ludzie w organizacji- tutaj należy zwrócić uwagę na motywację do wspólnych działań jaka tworzy się wśród współpracowników, umiejętności interpersonalne.

Struktury i procedury to sprawne podejmowanie decyzji, organizacja pracy.

Na końcu trzeba wspomnieć o zapleczu technicznym. Tutaj brane są pod uwagę posiadane środki finansowe, lokal oraz sprzęt.

Czym w zasadzie jest rozwój instytucjonalny?

"To świadomy, zaplanowany proces ciągłego budowania potencjału organizacji, by skutecznie i efektywnie realizowała ona swoje cele i odpowiadała na nowe wyzwania w zmieniającym się otoczeniu społeczno- gospodarczym"

Rozwój instytucjonalny dotyczy zasobów i  umiejętności.
Umiejętności są rozumiane jako budowanie relacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, tworzenie sprawnych systemów zarządzania, planowania i realizacji działań oraz koncepcja czyli tworzenie idei, analiza i synteza pozyskanych informacji oraz diagnozowanie problemów.

Jakie są fazy rozwoju organizacji?

Na każdym etapie życia organizacji można wyróżnić etapy względnego spokoju jak też  fazy kryzysu.

1. Faza kreatywności

Jest to etap na którym opracowuje się pomysł powstania organizacji, jej strukturę i cele. Na tym etapie panuje nieformalna atmosfera, założyciele mają swoją wizję tego co chcą robić. Decyzje są podejmowanie intuicyjnie.

Kryzys przywództwa

Może się okazać że pionierzy, założyciele organizacji staną przez pytaniem o posiadane umiejętności  i wiedzę merytoryczną w radzeniu sobie z codziennym zarządzaniem wieloma programami. 
 
2. Wytyczne

Po wyjściu z pierwszego kryzysu, organizacją kieruje teraz osoba  która pełni funkcję menedżera zdolnego do wytyczenia kierunków działania, podziału obowiązków oraz racjonalnego podejmowania decyzji. Na tym etapie powstają podstawy struktury funkcjonalnej. Komunikacja w grupie nie ma już luźnego, nieformalnego charakteru

Kryzys autonomii

Personel który zyskał odpowiedzialność, wie na temat powierzonych zadań więcej niż kierownictwo. W tym momencie próby podejmowania innowacyjnych działań są hamowane przez wytyczne menedżera który "nie jest fachowcem od wszystkiego".
Powstaje konieczność rezygnacji ze ścisłych wytycznych,przy jednoczesnym przyzwoleniu na samodzielność pracowników

3. Delegowanie

Po decentralizacji struktury pracownicy zyskali więcej swobody i samodzielności. Rola zarządzających ogranicza się do monitorowania postępu pracy. Kontakty z pracownikami są coraz rzadsze

Kryzys kontroli

Oddanie uprawnień w ręce podwładnych przyczynia się do utraty kontroli nad organizacją przez zarządzających. Pracownicy kierują się własnym interesem, nie zważając na dobro całej organizacji. Powstaje rywalizacja między personelem o pieniądze i inne zasoby. Żeby temu zapobiec należy wprowadzić system koordynacji wszystkich działań.

4. Koordynacja

Zarządzający kierują systemem w którym jednostki łączą się w zespoły współpracujące przy realizacji wydzielonych działań organizacji.  Zespoły razem planują swoją pracę, uzgadniają terminy, wykorzystanie środków z innymi zespołami. Rola kierownictwa sprowadza się do dystrybucji zasobów i ogólnej koordynacji działań. Dzięki koordynacji działań zespoły mają pełniejszy obraz tego, co dzieje się w organizacji, lepiej rozumieją swoją rolę i wzajemne współzależności. Ciężko jednak pogodzić się pracownikom z istnieniem centrali, która ma prawo do kontroli, wydzielania środków i podejmowania ostatecznych decyzji

Kryzys biurokracji

Pracownicy mają małą łączność z zarządzającą centralą. Centrala w odczuciu pracowników, wydaje się grodzić swoje terytorium czerwoną taśmą uwaga, wstęp wzbroniony. Powstają głosy krytyki wobec różnych procedur, które są zbyt sformalizowane i których jest zbyt wiele. Organizacja staje się zbyt duża i skomplikowana żeby dało sięnią zarządzać w zbiurokratyzowany sztywny sposób.

5. Współpraca

Uelastycznienie zarządzania.
Praca przydzielana jest zespołom lecz pozostawia się im więcej swobody w decydowaniu, kto i co będzie robił. Zespół sam odpowiada za swoje zadania, narzuca sobie dyscyplinę i sposoby wewnętrznej kontroli. W tej fazie centrala kurczy się ,ponieważ niektórzy kierownicy pracują z poszczególnymi zespołami w charakterze konsultantów.
 
 Kryzys 5 fazy nie jest znany. Mówi się że w tej fazie znajdują się kilka firm z USA oraz UE. Przewiduje się że może być to wypalenie, "przegrzanie pracowników" którzy na dłuższą metę nie wytrzymują takiego obciążenia fizycznego i psychicznego.